补录情形
触发条件
- 事件在时间线上出现了此前未收录的后续进展
- 客户补充了此前未提交的原始材料，如通知、往来记录、内部备忘
- 原条目预留了“待补充”位置，现在具备了可写入的事实
处理方式
- 新条目按发生时间插入对应位置，编号顺延，不覆盖旧编号
- 材料源登记表同步新增一行，标注来源与提交方式
- 版本号发生升位，修订记录表新增一条补录说明
修订与勘误
档案交付之后仍会遇到两种情况：手头出现了此前没有的新材料，或者已收录的条目被发现有偏差。补录与勘误走的是两套不同流程，版本号与状态标记的写法也不一样。这一页把四种情形分开写清楚，方便在更新时判断该走哪条路径，以及更新后如何在档案里留下可追溯的痕迹。
补录与勘误：两种情形的处理差别
补录是把新出现的事实加进档案，原有条目不动；勘误是修正已经写错或写偏的内容，会改动原有条目。两者在触发条件、处理方式和版本影响上都不同，混在一起处理最容易造成新旧版本对不上。
勘误情形
触发条件
- 条目中的时间、主体或表述与原始材料不一致
- 口径确认后，同一事实的表述需要统一为另一种写法
- 客户复核时发现某条记录归属有误，需要更正
处理方式
- 原条目保留可查，状态标记改为“已替换”，不直接删除
- 新条目紧随其后写入，注明替换关系与替换原因
- 版本号发生升位，修订记录表标注为勘误类型
版本号变更规则
版本号的作用是让不同时间取到的档案能被区分开。编号方式不复杂，关键是每次更新都要升位，并且升位规则保持一致，避免同一份档案出现两个都能称为“最新”的版本。
- 首次交付 记为 V1.0，作为后续所有修订的比对基准。
- 补录新增 小数位递增，如 V1.1、V1.2，表示结构不变、内容有增补。
- 条目勘误 整数位递增，如 V2.0，表示已有条目发生过替换，需重新通读。
- 目录调整 章节划分或附件组织方式变化时，同样升整数位，并在记录表注明调整范围。
替换状态标注方法
状态标记写在条目末尾，用统一的词表示该条目前处于什么位置。标记词不多，但每个词对应的处理动作不同，写错会导致后续核对时判断失误。
- 现行 条目内容有效，可直接引用，无需附注说明。
- 已替换 条目已被后续条目取代，保留用于追溯，引用时需注明替换去向。
- 待补充 事实已确认存在但材料尚未齐备，暂不写入具体内容，避免留推测性表述。
修订记录表字段说明
每次更新都会在档案末尾的修订记录表里留下一条。表里的字段固定，填写要求也固定，这样翻到记录表就能看出这份档案经历过什么。
- 版本标识 填写更新后生效的版本号，与封面对应一致。
- 修订类型 在补录、勘误、目录调整三者中选一项，不合并填写。
- 涉及条目 列出本次改动对应的条目编号，范围过大时按区间标注。
- 修订说明 一句话写清改了什么、依据哪份新材料或哪次确认。
- 确认状态 标注该次改动是否已由客户确认，未确认的保留待确认标记。