术语与口径：档案整理中每个说法的准确含义
核心词条目录
每个词条按三段呈现：先说它指什么，再说它出现在整理的哪一步，最后列出容易与它混用的近似说法以及两者差别在哪。
档案
- 定义
- 整理完成的事件材料集合，按统一目录结构组织，包含时间线、条目正文、附件与修订记录，是交付给客户的最终成果。
- 使用位置
- 用于描述交付物整体，出现在交付与验收的目录结构说明，以及修订与勘误的版本标识中。
- 近似说法区分
- 常被说成“资料包”“材料汇总”。资料包只强调把文件放在一起，档案还要求条目化、口径统一和可追溯的修订记录，两者在交付标准上不同。
材料源
- 定义
- 客户提供的原始文件、截图、记录与说明，是整理工作的输入，未经核实与编排，不直接进入档案正文。
- 使用位置
- 出现在服务范围的材料集中事项，以及整理方法第一阶段“材料集中”的动作与产出说明中。
- 近似说法区分
- 容易与“条目”混用。材料源是原始输入，条目是整理后的事实记录，一条条目可能由多份材料源支撑，也可能因材料源不足而暂不成立。
时间线
- 定义
- 按发生顺序排列的事件条目序列，用于呈现事件之间的先后关系，每条序列项都指向对应的条目。
- 使用位置
- 出现在整理方法第二阶段“事实编排”，以及交付物目录结构中时间线部分。
- 近似说法区分
- 与“目录”不同。目录按材料类别或主题分组，时间线按发生时间排序，同一批条目在两种视图下位置不同，不能互相替代。
条目
- 定义
- 档案中的一条独立事实记录，包含时间、涉及对象、事实描述与支撑材料引用，是档案的最小可引用单元。
- 使用位置
- 出现在整理方法第三阶段“口径统一”，以及交付与验收的条目格式说明中。
- 近似说法区分
- 常被说成“记录”“事件”。条目强调可独立引用与可追溯，事件则是一个更大范围的说法，一次事件往往拆成多条条目分别记录。
口径
- 定义
- 对同一事实在档案全篇统一使用的表述方式，包括称谓、时间格式、事件描述用语，避免同一事实出现两种说法。
- 使用位置
- 出现在整理方法第三阶段“口径统一”，以及修订与勘误中勘误情形的处理说明。
- 近似说法区分
- 与“文风”不同。文风是表达习惯，口径是事实表述的一致性要求，口径不统一会导致同一事实在档案内互相矛盾，属于必须修正的问题。
版本
- 定义
- 档案修订后形成的可区分编号，用于标记某一时点的档案状态，便于区分新旧内容。
- 使用位置
- 出现在修订与勘误的版本号变更规则，以及交付与验收的版本标识部分。
- 近似说法区分
- 与“副本”不同。副本是同一版本的另一份拷贝，版本则代表内容发生了变化，两者在修订记录中的处理方式不同。
成档
- 定义
- 整理完成并通过验收的交付状态，表示档案已按目录结构、条目格式与口径要求整理完毕。
- 使用位置
- 出现在整理方法第四阶段“成档交付”，以及交付与验收的验收检查点说明中。
- 近似说法区分
- 常被说成“完成”“交付”。成档特指通过验收检查点后的状态，尚未通过检查点的成果只能称为草稿或待确认稿。
修订
- 定义
- 交付后因新材料或勘误而发生的更新，会改变档案内容并产生新的版本编号，同时保留修订记录。
- 使用位置
- 出现在修订与勘误的补录与勘误两种情形说明，以及修订记录表字段说明中。
- 近似说法区分
- 与“修改”不同。修改是泛指任何改动，修订特指交付后走正式流程、留下记录并更新版本的改动。
容易混用的说法对比
下面几组说法在对接中经常被当成同义词使用，实际指向不同对象，混用会导致材料准备方向出错。
| 容易混用的说法 | 正确用法 | 混用后果 |
|---|---|---|
| 资料包 / 档案 | 资料包指原始文件的简单集合，档案指经过条目化与口径统一后的成果 | 按资料包标准准备材料，容易遗漏时间线与条目格式要求 |
| 材料源 / 条目 | 材料源是原始输入，条目是整理后的事实记录 | 把截图直接当条目提交，整理阶段需重新拆分 |
| 目录 / 时间线 | 目录按类别或主题分组，时间线按发生时间排序 | 用目录替代时间线，事件先后关系无法体现 |
| 文风 / 口径 | 文风是表达习惯，口径是事实表述的一致性要求 | 只调整文字风格，同一事实仍可能前后矛盾 |
| 副本 / 版本 | 副本是同一版本的拷贝，版本代表内容发生变化 | 新旧内容混存，无法判断哪一版为最新 |
词条在交付物中的出现位置
每个词条对应档案中一个具体位置，对照下表可以在拿到交付物后快速定位，也便于在提出修订时准确指明对象。
- 档案 交付物整体，含目录结构、时间线、条目正文、附件与修订记录
- 材料源 附件区，按材料类别与编号归档，与条目正文中的引用编号对应
- 时间线 档案正文首部分，按发生顺序排列的条目序列视图
- 条目 档案正文主体，每条独立编号，含时间、涉及对象、事实描述与引用
- 口径 贯穿档案全篇的表述规范，集中体现在条目用语与标题命名上
- 版本 档案封面标识与修订记录表首列，标记当前档案状态